كيف بيشتغل
من أول رسالة، لحد ما الزبون يوصل العيادة
هون كل اللي بيعمله المساعد، خطوة خطوة، وكل باقة شو فيها.
1 كل الباقات
بيرد وبيحجز
أول ما الزبون يكتب، المساعد بيستلم: بيجاوب، بيعرض أوقات من تقويمك، وبيثبّت الموعد.
-
بيرد خلال ثواني، 24 ساعة.
رسالة الساعة 11 بالليل بتاخد رد بنفس اللحظة، مش الصبح بعد ما يكون الزبون حجز عند غيرك.
-
بيحجز فعلاً على تقويمك.
بيقرأ الأوقات الفاضية من تقويمك المباشر، وبيثبّت الموعد برقم مرجعي. وما بيكتب إشي على التقويم قبل ما الزبون يوافق صراحة.
-
ما بيعرض وقت محجوز.
كل وقت بيعرضه جاي من تقويمك بنفس اللحظة، فالحجز المزدوج ممنوع من أساس البناء.
-
بيجاوب من معلوماتك إنت بس.
جلساتك وأسعارك ودوامك وسياساتك. وإذا السؤال مش موجود بمعلوماتك، بيحكيها بصراحة بدل ما يخترع جواب.
-
الزبون بيعدّل وبيلغي لحاله.
وقبل الموعد بأقل من ساعتين، التعديل بيمرّ على العيادة. والقاعدة إنت اللي بتحددها.
-
بيعرف إمتى يحوّل لإنسان.
الزبون بيطلب موظف، وفريقك بيوصله تنبيه فيه آخر رسائله ورابط مباشر للمحادثة. والمساعد بيضل يرد ويحجز لحد ما حدا يستلم.
-
صادق لما التقويم مش متاح.
إذا ما قدر يوصل لتقويمك، ما بيحجز إشي وبيحكيها للزبون. حجز وهمي بيكلّفك أكثر من رد متأخر.
-
عربي وإنجليزي.
بيرد بلغة الزبون تلقائياً، من أول رسالة.
2 Complete
قبل الموعد
الموعد المحجوز لازم يوصل العيادة. تذكيرين، والزبون بيرد برقم واحد.
-
تذكيرين بتوقيت مدروس.
قبل 24 ساعة، مع تأكيد أو إلغاء أو تعديل برقم واحد. وتذكير أخير قبل 3 ساعات. وإذا انحجز الموعد قبل أقل من يوم، بيطلع التذكير الأخير بس.
-
الإلغاء بيفضّي الوقت فوراً.
بينكتب على تقويمك بنفس اللحظة، فالوقت بيرجع متاح للحجز وبوقت كافي.
-
بيغطي حجوزات التلفون والاستقبال.
بيذكّر بكل موعد على تقويمك، حتى اللي كتبه فريقك بإيده.
-
ما بيبعت مرتين، ولا متأخر.
كل تذكير بيطلع مرة وحدة، والتذكير اللي فات وقته ما بيطلع أبداً.
-
ملتزم بقواعد واتساب.
قوالب معتمدة وقت اللزوم، عشان رقم عيادتك ما ينحظر.
للتأكيد ردّ 1 · للإلغاء 2 · للتعديل 310:30
3
إذا الزبون سكت
متابعتين بس، بوقت محسوب، وبعدها بيوقف.
-
الزبون اللي سكت، بيرجعله.
متابعة لطيفة بعد 20 دقيقة من آخر رسالة، وثانية بعد 4 ساعات، وخلص. ما في زبون بنلاحقه لحد ما يزهق.
-
بيوقف أول ما يرد.
وما بيبعت لحدا عنده موعد أو وصله تذكير، فالمتابعة والتذكير ما بيتصادموا.
من آخر رسالة للزبون
- آخر رسالةالزبون سأل وسكت
- بعد 20 دقيقةمتابعة لطيفة
- بعد 4 ساعاتمتابعة ثانية
- وخلصما في متابعة ثالثة
وأول ما يرد، المتابعة بتوقف.
4
فريقك بالصورة
التنبيهات بتوصل على واتساب، بالمكان اللي فريقك شغّال فيه أصلاً.
-
تنبيه طلب موظف كل الباقات
فوراً، ومعه آخر رسائل الزبون ورابط مباشر. ومرة وحدة كل نص ساعة لنفس الزبون، عشان ما يرن عليكم كل دقيقة.
-
إذا ما زبط حجز، بتعرفوا فوراً كل الباقات
مع السبب وتفاصيل الزبون، عشان تثبتوا الموعد بإيدكم.
-
تنبيه مع كل حجز جديد
مرة وحدة لكل حجز: الاسم والرقم والخدمة.
-
ملخص الصبح
الساعة 9: المحادثات الجديدة، والحجوزات، والمتابعات، ومين طلب موظف.
-
تنبيه قبل ما تخلص الباقة Complete
تنبيه لما تقرّب حصة الشهر تخلص، وتنبيه لما تخلص. والخدمة ما بتوقف.
آخر رسائله: «بدي أسأل الدكتورة قبل ما أحجز»
رابط المحادثة ↗14:02
الاسم: رنا
الرقم: 0790 000 000
الخدمة: استشارة تقويم أسنان14:20
محادثات جديدة: 9 · حجوزات: 4
متابعات: 3 · طلبوا موظف: 109:00
5
أوامر الطاقم والأطباء
الطاقم بيعطي الأمر برسالة، والنظام بيتأكد قبل ما ينفّذ.
-
سكّر يوم برسالة واتساب.
«عندي طارئ بكرا من 4 لـ 6» أو «اقفل بكرا كله». النظام بيعيد عليك الأمر، وما بيتنفّذ إلا لما تأكد.
-
صاحب العيادة بيعرف بكل تعطيل.
نسخة فورية على واتساب، وسجل بكل أمر انعمل.
-
حجز حسب الطبيب إضافة
كل طبيب بجدوله، والمريض بيختار.
-
غاب الطبيب؟ المرضى ما بيتفاجأوا
كل مريض متأثر بيوصله اعتذار مع أوقات بديلة، وفريقك بيوصله قائمة باللي لازم يتصل فيهم.
للتأكيد اكتب: تأكيد18:05
6
القنوات
واتساب أساسي، وإنستغرام وماسنجر كإضافة.
- واتسابأساسي
- إنستغرامإضافة
- ماسنجرإضافة
-
نفس المساعد على كل القنوات.
واتساب أساسي، وإنستغرام وماسنجر كإضافة. نفس المعلومات، ونفس التقويم، ونفس القواعد.
-
التذكير بيوصل وين ما حجز.
حجز من إنستغرام؟ التذكير بيوصله على إنستغرام، بعد ما يوافق على استلامه.
7 كل الباقات
بوابة العيادة
صفحة وحدة بتجاوب صاحب العيادة على الأسئلة اللي بتهمّه.
-
عيادتك بدقيقة.
ثلاث أسئلة وجوابها: في إشي مستنيني؟ قديش باقي من باقتي؟ شو عمل المساعد هالشهر؟
-
كل حجز بحالته.
محجوز، أو تعدّل، أو انلغى، بصف واحد لكل موعد.
-
من الجوال أو الكمبيوتر.
بالعربي أو بالإنجليزي، وبالوضع الفاتح أو الغامق.
-
للمشاهدة بس.
حتى لو حدا وصل لحساب صاحب العيادة، ما بيقدر يعدّل موعد ولا يحذف إشي.
في إشي مستنيني؟
زبونة طلبت موظف، قبل 10 دقايق
قديش باقي من باقتي؟
ضمن الباقة
شو عمل المساعد هالشهر؟
حجز 18 موعد
الحجوزات
- تنظيف أسنانمحجوزالأحد 10:30•••• 4821
- بوتوكستعدّلالاثنين 4:00•••• 1177
- استشارة تقويمانلغىالثلاثاء 12:00•••• 3090
والأمان؟
كيف بنحمي بيانات المرضى والعيادة، بالتفصيل.
أسئلة
الأسئلة اللي بتتكرر
رح يستبدل موظفة الاستقبال؟
لا — بوخذ عنها الشغل المتكرر: أول تواصل والأسئلة والحجز والتعديلات والإلغاءات الصغيرة اللي بتاكل اليوم. فريقك بضل صاحب القرارات اللي بدها حكمة، وكل قاعدة بيمشي عليها المساعد إنت اللي حاططها.
مع أي نظام حجز بيشتغل؟
اليوم بيشتغل مع Odoo. أنظمة ثانية بنربطها عند الطلب، كإضافة. وإذا عيادتك ما عندها نظام حجز، منجهّزلك Odoo، وهاي كمان إضافة.
ممكن يخترع أسعار أو أوقات؟
لا. بيجاوب من معلوماتك إنت بس: جلساتك وأسعارك ودوامك وسياساتك. وإذا السؤال مش موجود بمعلوماتك، بيحكيها بصراحة. والأوقات اللي بيعرضها جاية من تقويمك بنفس اللحظة.
ممكن زبونين ينحجزلهم نفس الوقت؟
لا. كل وقت بيعرضه جاي من تقويمك بنفس اللحظة، فالحجز المزدوج ممنوع من أساس البناء.
شو بصير إذا التقويم مش متاح؟
إذا ما قدر يوصل لتقويمك، ما بيحجز إشي وبيحكيها للزبون. حجز وهمي بيكلّفك أكثر من رد متأخر.
بقدروا الزباين يعدّلوا أو يلغوا مواعيدهم؟
آه، لحالهم ومن نفس المحادثة. وقبل الموعد بأقل من ساعتين، التعديل بيمرّ على العيادة، والقاعدة إنت اللي بتحددها. والموعد ما بينعرض ولا بيتعدّل ولا بينلغى إلا من نفس الحساب اللي حجزه.
شو بيعمل بموضوع عدم الحضور؟
بباقة Complete: تذكير قبل 24 ساعة، مع تأكيد أو إلغاء أو تعديل برقم واحد، وتذكير أخير قبل 3 ساعات. الإلغاء بينكتب على تقويمك بنفس اللحظة، فالوقت بيرجع متاح للحجز. وبيذكّر بكل موعد على تقويمك، حتى اللي كتبه فريقك بإيده.
رح يزعج زباينّي بالمتابعات؟
لا. متابعة لطيفة بعد 20 دقيقة من آخر رسالة، وثانية بعد 4 ساعات، وخلص. بتوقف أول ما يرد، وما بتطلع لحدا عنده موعد أو وصله تذكير.
وين بتكون بياناتي؟
بيانات كل عيادة معزولة عن باقي العيادات: كل عملية بالنظام محصورة برقم العيادة، فما بتطلع رسالة أو مريض أو موعد عند عيادة ثانية. والتفاصيل كلها على صفحة الأمان.
بيشتغل على إنستغرام أو ماسنجر؟
آه، كإضافة. واتساب هو الأساسي، ونفس المساعد بيرد على إنستغرام وماسنجر: نفس المعلومات، ونفس التقويم، ونفس القواعد.
بيحكي عربي وإنجليزي؟
آه، بكل الباقات. بيرد بلغة الزبون تلقائياً، من أول رسالة.
وإذا الزبون بدّه موظف؟
فريقك بيوصله تنبيه فوراً، فيه آخر رسائل الزبون ورابط مباشر للمحادثة. والمساعد بيضل يرد ويحجز لحد ما حدا يستلم.
بقدر أشوف شو عمل المساعد؟
آه، من بوابة العيادة، من الجوال أو الكمبيوتر: في إشي مستنيك، قديش باقي من باقتك، وشو عمل المساعد هالشهر. وكل حجز بحالته. والبوابة للمشاهدة بس.
في عقد؟
لا، بدون عقد.
جاهز تشوفه على عيادتك؟
احجز عرض، ومنفرجيك كيف رح يحكي مع زباينك. بدون عقد.
بيفتح واتساب ومعه رسالة انضمام جاهزة. اكبس إرسال، وبعدها احكي مع المساعد كأنك زبون عند عيادة تجريبية.